Електронний архів як засіб швидкого доступу до управлінської інформації

Abstract

Мета роботи – здійснити комплексний аналіз документообігу міської ради та розробити моделі, що висвітлюватимуть внутрішні процеси електронного документообігу після його впровадження в установі. Методологія дослідження полягає в вивченні наукових праць, що висвітлюють методи роботи електронних архівів та зберіганні у них електронних документів, аналізі діяльності міської ради у впровадженні інформаційних технологій в процес роботи установи та підбір необхідного програмного забезпечення, вивчаючи економічні можливості установи та перспективи використання тих чи інших електронних продуктів у сфері документообігу. Наукова новизна полягає розширенні розуміння необхідності модернізації документообігу в державних установах України, шляхом аналізу перспектив таких нововведень, деталізації внутрішніх процесів електронного архіву та вибору технологічного вирішення поставлених цілей. Висновки. Переведення державних установ на електронні архіви дасть змогу пришвидшити процеси документообігу та дозволить економити на забезпеченні фізичних архівів. Впровадження онлайн рішень для документообігу стає дедалі поширенішим явищем, адже Україна стрімкими темпами цифровізується, однак залишаються і проблемні сектори, як от установи у невеликих містах та селах. Процес впровадження електронних архівів на базі професійних систем коштує чималих грошей, однак, якщо громада не володіє необхідними коштами, це можна реалізувати цілком безкоштовно, з допомогою «Google Таблиці». Система електронних архівів дозволить установам працювати не лише ефективніше, але і безпечніше, адже у час війни завжди існують ризики для працівників, тож у разі необхідності, доступ до системи буде із будь-якого місця, де є доступ до інтернету.