ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВОЇ СИСТЕМИ В МЕНЕДЖМЕНТІ АРХІВНОЇ СПРАВИ ЗАКЛАДАМИ ВИЩОЇ ОСВІТИ

Білущак, Тетяна Миколаївна; Пелещишин, Андрій Миколайович

DSpace Home
→
Статті
→
Статті
→
View Item

ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЙНО-ПОШУКОВОЇ СИСТЕМИ В МЕНЕДЖМЕНТІ АРХІВНОЇ СПРАВИ ЗАКЛАДАМИ ВИЩОЇ ОСВІТИ

Білущак, Тетяна Миколаївна; Пелещишин, Андрій Миколайович

URI: http://elib.nakkkim.edu.ua/handle/123456789/3758

Date: 2020

Abstract:

Мета роботи полягає в обґрунтуванні необхідності використання інформаційно-пошукової системи в менеджменті архівної справи ЗВО, а також розробити діаграми потоків даних для усвідомлення процесу автоматизації пошуку інформації в архівних фондах ЗВО. Методологія дослідження використовує методи моделювання бізнес-процесів, а саме моделювання потоків даних DFD. Використано функціональний підхід, за допомогою якого було визначено мінімальну кількість об’єктів у предметній області та зв’язки між об’єктами. Також використовувався структурно- логічний метод формування запиту для роботи з базами даних структурованої інформації. Наукова новизна роботи полягає у створенні діаграми потоків даних (DFD), яка входить до функціональної моделі. DFD дозволить на стадії функціонального моделювання визначити базові вимоги до даних та простежити, яким чином відбувається обмін інформацією як у середині архівної інформаційно- пошукової системи, яка проектується, так і системи в цілому із зовнішнім інформаційним середовищем. Висновки. За допомогою засобів структурного моделювання DFD спроектовано процес розроблення інформаційно-пошукової системи для архівних підрозділів закладів вищої освіти з врахуванням міжнародного стандарту архівного опису ISAD (G). Таким чином, запропонований проект розробки архівної інформаційно-пошукової системи, яка здатна накопичувати інформацію і виводити її за багатоаспектними запитами, дозволить працівникам архівного відділу ЗВО збільшити ефективність виконання запитів на верифікацію персональних даних випускників та працівників університету.

Description:

The purpose of the article is to justify the need to use the information-search engine in universities’ archival affairs management, as well as to develop data workflows diagrams to understand the process of information searching automation in universities’ archival funds. The methodology uses business process modeling techniques, namely DWFD data workflow modeling. A functional approach is used to determine the minimum number of objects in the subject area and the relations between the objects. Structural-logical query generation method was also used to work with structured information databases. The scientific novelty of the work is to create a data workflow diagram (DWFD), which is included in the functional model. DWFD will allow, at the functional modeling stage, to determine the basic data requirements and to trace how information is exchanged, both within the archived information-search engine being designed and the system as a whole with the external information environment. Conclusions. With the help of structural modeling tools, DWFD the process of information-search engine development for archival units of higher education institutions, taking into account the international archival standard ISAD (G) was designed. Thus, the proposed project to develop an information-search engine that is able to accumulate information and output it on multidimensional requests will allow the university archival department staff to increase the efficiency of fulfilling requests for university graduated and employees’ personal data verification. As a prospect for further scientific research is the digitization of archival documents with the assignment of a certain indexation, that is, metadata and uploading them to the database, as well as the ability to create thematic virtual exhibitions of the archive fund on the based on the digitization of archival materials.

Show full item record